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Como
bien se sabe, la Ley de
Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) de 1999 y
las normas que la desarrollan tienen como objetivo central el
de proteger la confidencialidad y el tratamiento de los
ficheros que contengan datos personales, y entre las medidas
obligatorias que establece la normativa está la de registrar
dichos ficheros. Estos listados deberán inscribirse en el
Registro que la Agencia de Protección de Datos (APD)
habilitado a tal efecto y este trámite se llevará a cabo
mediante un formulario oficial, bien en soporte papel o en
soporte electrónico. Así sucede, por ejemplo, con los
ficheros que muchas empresas crean, como los relativos a
clientes, a recursos humanos, nóminas, etc. Una resolución
de esta Agencia publicada en el BOE del pasado 31 de julio
crea el Registro Telemático, que podrá usarse de forma
voluntaria a partir de este 1 de septiembre por las empresas y
entidades obligadas a inscribir ficheros de la siguiente
manera:
- La
inscripción se realiza con el sistema de Notificaciones
Telemáticas a la Agencia (NOTA) que podrá ser utilizado
por empresas privadas y por los organismos públicos. Este
sistema trata de simplificar y facilitar la notificación
de las bases de datos que se manejan.
- El
nuevo sistema permitirá tres modalidades de notificación
de los ficheros: vía telemática mediante el uso de firma
electrónica; en formato papel cumplimentada mediante el
sistema NOTA, incluyendo un código óptico de lectura
para agilizar su inscripción; y en formato XML a través
de Internet, con y sin certificado de firma reconocido. En
la página web de la Agencia (www.agpd.es) los
responsables de los ficheros que contengan datos
personales podrán seleccionar un formulario de
inscripción de ficheros que con el nuevo sistema se
reducirán de 13 a 3 páginas.
- Si
se opta por el sistema telemático con firma electrónica,
ésta debe adaptarse a lo estipulado por la Ley de Firma
Electrónica de 2003. En la página web de la Agencia
está disponible toda la información sobre la relación
de prestadores de servicios de certificación y tipos de
certificados electrónicos que amparen las firmas
electrónicas utilizadas en la recepción y remisión de
solicitudes, escritos y comunicaciones.
Es
posible realizar la notificación de inscripción de un
fichero de nueva creación, así como la modificación o
supresión de un fichero anteriormente inscrito. Además, el
sistema NOTA ofrece una guía de ayuda para facilitar la
realización de los formularios y orientar al responsable
acerca de sus obligaciones sobre protección de datos. Es
posible también realizar el seguimiento del estado de
tramitación de las notificaciones remitidas a la Agencia a
través de Internet, mediante el código de envío facilitado
por el formulario electrónico
Rafael
Ruiz
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Excmo.
Colegio
Of. de Graduados Sociales de Alicante