Aunque es cierto que las características físicas y la concepción espacial del lugar de trabajo son factores secundarios a la hora de lograr la excelencia en las organizaciones, nadie puede negar que lograr un clima laboral satisfactorio pasa necesariamente por esta clase de consideraciones.

Desde hace algún tiempo, los expertos propugnan la adaptación de las oficinas a las nuevas tendencias y concepciones espaciales, las cuales, aseguran, además de contribuir más eficazmente a la mejora del clima laboral, son también más eficaces en la reducción de costes.

Claro está que esta clase de actuaciones son difícilmente evaluables y, por tanto, resulta prácticamente imposible atribuir, pongamos por caso, una mejora en la productividad a una inversión en la decoración o la arquitectura interior de la oficina. Pero, cuando menos, es necesario mantenerse informado acerca de estas propuestas. Estas son las reflexiones de Camilo Agromayor, Director General de Ofita, empresa experta en gestión de espacios y primer fabricante de mobiliario de oficina.

Dice, pues, Agromayor que en la cultura empresarial de las organizaciones hoy prevalecen las estructuras horizontales, sin jerarquías, y las políticas de puertas abiertas, sin barreras que dificulten la comunicación entre las personas. Actualmente la tendencia es la de aumentar las zonas abiertas y las áreas diseñadas para la comunicación, en las que fluyen libremente el talento, la creatividad y las ideas de las personas.

El auge del trabajo por proyectos, convierte a la flexibilidad en una prioridad absoluta. Se precisan, pues, espacios que permitan los cambios continuos y adaptables a las formaciones de nuevos equipos, a las nuevas estructuras, a las nuevas formas de trabajo y a la evolución de las tecnologías.

Los entornos de trabajo tienden a socializarse, bien sea con espacios compartidos por equipos o con zonas comunes. Una tipología en auge son los espacios informales: zonas de club semejantes a las salas ejecutivas de los aeropuertos, cafeterías, billares, espacios de descanso, etc. Su finalidad es fomentar las relaciones entre los empleados, humanizar las oficinas, favorecer la creatividad y aumentar la calidad de vida en el trabajo.

Por otra parte, la mayor flexibilidad y movilidad, así como un mayor trabajo en equipo hacen que cada vez más gente pase menos tiempo en un puesto de trabajo concreto (esté o no dentro de la oficina).

Por esta razón, cada vez más empresas recurren a alternativas a los puestos de trabajo personalmente asignados. Estas nuevas soluciones les permiten una utilización más racional del espacio, que se diseña y distribuye en función de la presencia real de los trabajadores y no de su número absoluto.

En resumen, y para terminar, estos son los parámetros más importantes en la concepción de las oficinas modernas:

• Las oficinas se diseñan en torno a procesos, formas de trabajo y funciones y no a jerarquías como en la oficina tradicional.

• Se reduce la superficie requerida por las empresas para su ubicación y también el espacio asignado a cada trabajador.

• El espacio deja de ser propiedad de cada trabajador porque el trabajador ya no siempre ocupa el mismo espacio.

• Disminuye cerca de un diez por ciento el número de despachos en las empresas e incrementan los puestos de trabajo abiertos.

• Aumenta considerablemente la superficie destinada a salas de reuniones.

• Se reduce la superficie dedicada a archivos.

• Aumenta el espacio dedicado a los servicios (cafeterías, office…) y las áreas de descanso u ocio, consideradas como zonas de relación/comunicación.