Las competencias atribuidas al Juzgado Mercantil pueden hacer que consideremos al mismo como un híbrido que conllevará no sólo el trámite procesal principal y pertinente en cuanto al concurso sino todas y cada una de las piezas separadas, fases, incidentes, autorizaciones, etc que la norma prevé.

El principio de celeridad que el proceso universal de concurso conlleva no sólo se pone de manifiesto en los plazos, en las piezas y en las tramitaciones previstas en la misma (la mayoría de ellas por incidentes a tenor del artículo 192.1 LC) sino también en el sistema de organización de la oficina judicial de tal forma que se evite el "caos jurídico" de los autos que hasta ahora ha podido apreciarse en un buen número de procedimientos de quiebra tramitados en los juzgados.

Sin embargo el nuevo sistema de la compleja Ley Concursal no viene a ayudar mucho a un sistema simplificado en cuanto a las formas de tramitación y por mucho que el legislador haya querido resaltar en la exposición de motivos de la citada norma los principios de unidad legal, de disciplina y de sistema, la atribución de competencias en materia de propiedad industrial, competencia desleal, sociedades, derecho marítimo, transportes nacionales e internacionales, condiciones generales de la contratación, derecho concursal, competencias sociales, derecho de alimentos, disolución del régimen económico matrimonial en cuanto afecte al concursado, recursos por el sistema ordinario de la ley de Enjuiciamiento Civil y por el trámite previsto para la suplicación en la Ley de Procedimiento Laboral, coordinación de procedimientos principales y territoriales de insolvencia a tenor del Reglamento CE 1346/2000 , etc , por citar unas cuantas, nos llevan a la conclusión de que el sistema de organización de la oficina judicial es eminentemente importante para conseguir una buena tramitación y coordinación entre las piezas principales y todas las que de ellas se deriven.

El presente trabajo pretende sólo un acercamiento a una de las posibles propuestas de distribución del trabajo dentro de la oficina judicial partiendo precisamente de los principios de celeridad y eficacia que se buscan en la tramitación de los complejos procedimientos concursales pero que afectan al conjunto de las competencias atribuidas a los órganos jurisdiccionales de lo mercantil. Prescindiremos en el mismo de remotos antecedentes históricos, casuística en cuanto a las praxis y de los numerosos estudios de organización que pueden ser adquiridos en cualquier manual al efecto.

Nuestro interés se centra específicamente en realizar, lo más válidamente posible, una propuesta que pueda ser objeto de estudio o de desarrollo para los futuros juzgados de lo mercantil.

Junto a lo anterior creemos conveniente ( si bien es un tema menor) tratar el apartado referido a la distribución de " la agenda judicial" en un pretendido intento ( si bien ya anunciamos que infructuoso) de que la misma no se vea condicionada por cuestiones materiales o de limitación de cualquier tipo sino que sea esta agenda la que delimite cuales son estas limitaciones en función de las necesidades de un buen funcionamiento del sistema de los juzgados de lo mercantil.

A partir de estos dos apartados anunciamos un estudio primero sobre la organización judicial que necesariamente deberá tratar, al menos brevemente, la última de las reformas de la Ley Orgánica del Poder Judicial en cuanto afectó a la organización general de las oficinas y a los cuerpos integrantes de las mismas; por otro lado será necesario un estudio al respecto de la atribución de funciones internas a los diferentes operadores jurídicos ( funcionarios) que formen parte de la plantilla; en tercer lugar es muy importante establecer un régimen de materiales y organización necesarios a los efectos de la eficacia que hemos señalado.

En lo que respecta a la "agenda judicial" los aspectos que más nos pueden interesar son los que se refieren por un lado, al nuevo régimen de los Secretarios Judiciales previsto en la citada reforma de la LOPJ y, en segundo lugar, a los apartados que deberán tenerse en cuenta en la organización de la agenda judicial.

Todo ello no es sino el marco teórico de una práctica que será la que venga a condicionar, en los próximos años, el efectivo cumplimiento de unos parámetros y sistemas de organización que se adecuen a un buen funcionamiento de las oficinas. Será, en definitiva, la práctica la que una vez más derive hacia uno u otro lados el sistema de organización, aunque hemos de intentar que los defectos que se pongan de manifiesto se reduzcan al mínimo posible por las implicaciones que desde todos los sentidos puede tener una mala o inadecuada praxis.

I. Organización de la oficina judicial.

En palabras de GARCÍA PAREDESⁱ " en su sentido más común se entiende por oficina un departamento donde trabajan los empleados públicos o particulares ". El sistema hasta ahora conocido de oficina judicial proviene de la Ley provisional Orgánica de 18 de septiembre de 1870 que, como bien señala CELAYA IBARRAⁱⁱ "organizó esta oficina en la forma que conocemos, que se acomodaba bien a la vida social y económica de aquel tiempo. Se cumplía el objetivo de acercar la justicia al justiciable, con un gran esfuerzo económico, y se aseguraba el cumplimiento de las garantías procesales." Para el primero de los autores citados "la Ley Orgánica del Poder Judicial atiende primordialmente a la labor procedimental y decisoria del Juez en su función de juzgar y hacer ejecutar lo Juzgado. No se contempla el ofrecimiento al Juez de una estructura burocrática sobre la que apoyar la actividad jurisdiccional, sino que, por el contrario, se centra la atención más en lo jurisdiccional que en lo administrativo. Podría incluso afirmarse que la LOPJ olvida deliberadamente tratar el tema de la oficina judicial." ( vid obra citada). Sin embargo la oficina judicial ha conllevado una serie de concepciones que han hecho en algunos casos la atribución de funciones a tal oficina sin una completa diferenciación entre oficina judicial y juzgado, localizado este último en la Sala de Audiencia, y consiguientemente la formación del Juez ha debido completarse, siguiendo a CARLOS GÓMEZⁱⁱⁱ, con los diferentes estudios sobre organización judicial no sólo a efectos del conocimiento de la "maquinaria" y su sistema de funcionamiento sino incluso respecto de los métodos en que debe llevarse a la práctica. Esta práctica se ha extendido al estudio en el seno de la Escuela de Formación Inicial de los Jueces ( Escuela Judicial con sede en Barcelona) de la "organización de la oficina judicial".

Pero mientras encontramos esa "oficina judicial" deseada y adaptada a la exigencia constitucional en la que juzgado y oficina judicial estén diferenciados lo cierto es que el funcionamiento de las mismas seguirá dependiendo de una buena organización a partir de una composición que se realiza con materiales ajenos como son los que nos otorgan las leyes (LOPJ) y de materiales propios adaptando la organización a las necesidades y , lo que puede llegar a ser más penoso, a las limitaciones existentes en cada partido judicial.

No me resisto a terminar esta pequeña introducción sin hacer un comentario a las palabras de GARCÍA PAREDES ( vid obra citada) cuando señala:

Con estas precisiones quiero decir e insistir en que al hablar de «oficina judicial» hay que distinguir con nitidez que la oficina, aunque esté en el Juzgado, no es el Juzgado. Y a esta idea hay que añadir un propósito: sacar el Juzgado de la oficina y devolverlo de nuevo a la Sala de Audiencia. Es el requisito indispensable para que pueda comenzar a hablarse en España de una «justicia en clave constitucional».]

Pero aún partiendo de dicha necesidad y de la citada distinción no podemos dejar de entender la vinculación, coordinación y dependencia que la oficina judicial tiene al respecto de las resoluciones judiciales. Una total desvinculación implicaría , sin duda, un modelo compartimentado en donde el control de los procedimientos ( pieza esencial para el buen fin de la tutela judicial efectiva) se viera perjudicado. Diferenciación sí, pero no desvinculación absoluta en cuanto a que los métodos de trabajo y organización deben permanecer bajo esa " superior supervisión" o dirección que debe tener el juzgador.

1. El nuevo sistema de la Ley Orgánica del Poder Judicial.

La exposición de motivos de la reforma operada en la Ley Orgánica del Poder Judicial en adelante LOPJ) por la Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre^iv, identifica la Oficina Judicial con la regulación que incorpora en el Libro V , además de establecer los criterios básicos sobre los aspectos estatutarios, funcionales y orgánicos del Cuerpo de Secretarios Judiciales.

Se trata, siempre en palabras de la EM, de un nuevo modelo de Oficina Judicial que se caracteriza por la " independencia del poder al que sirve" . Dicha exposición de motivos define la Oficina Judicial ( en adelante OJ) desde un punto de vista organizativo como " la organización de carácter instrumental, que de forma exclusiva presta soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional". Siguiendo por tanto el soporte que nos permite el apartado VI de dicha EM podemos decir que el legislador ha querido caracterizar la OJ conforme a lo siguiente:

1. Se trata de un órgano de gestión: la EM nos señala que se produce una reorganización que atiende a las peculiaridades que la singularizan frente a cualquier otro órgano de gestión. La OJ se concibe , como ya hemos señalado, como una organización que presta soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional.

2. Tiene un carácter instrumental: La gestión de dicho órgano se dirige a servir a las estructuras judiciales ( Poder Judicial) garantizando el funcionamiento de las mismas.

3. Esencialmente el funcionamiento de las oficinas judiciales viene a garantizar la independencia del poder al que sirve a través de una racionalización de los medios que utiliza y prestando soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional.

4. Se trata de una organización singular con peculiaridades propias y diferentes de otros órganos de gestión de otras administraciones.

5. También es una organización compleja en cuanto a que comprende que genéricamente comprende y distingue una estructura de unidades procesales de apoyo directo y servicios comunes procesales.

6. Está dotada de una " reserva de función" en virtud de la cual sólo los funcionarios de los cuerpos al servicio de la Administración de Justicia podrán desempeñar los puestos de trabajo de los que está dotada y excepcionalmente su cobertura se realizará a través de funcionarios interinos.

7. Es una oficina flexible , a los efectos de permitir su adaptación a cualquier tipo de necesidades de la Administración de Justicia.

8. Su estructura debe permitir (a ello va destinada) una progresiva adaptación a las nuevas tecnologías, especialmente en utilización de medios.

9. Se rige esencial y principalmente por normas de carácter procesal.

10. Sus funciones son esencialmente la de servir al poder judicial mediante el cumplimiento de cuantas decisiones dicten los jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que le son propias , prestando soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional y prestando una atención de calidad a los ciudadanos. En dicha función obedece a criterios de agilidad, eficacia, eficiencia, racionalización del trabajo, responsabilidad por la gestión, coordinación y cooperación entre Administraciones.

11. La oficina judicial (como género) se estructura internamente a partir de la distinción en dos especies: unidades procesales de apoyo directo y servicios comunes procesales.

12. Se estructuran y crean a partir de la autonomía funcional y orgánica que constituye el Estado de las Autonomías constitucionalmente establecido.

13. Tiene un carácter exclusivo por cuanto su funcionamiento se dirige exclusivamente al apoyo y soporte de la actividad jurisdiccional.

14. Se rige por los principios de jerarquía, división de funciones y coordinación. (art. 435.2 LOPJ)

15. Tiene una estructura básica homogénea en todo el territorio nacional (art. 435.2 LOPJ).

En líneas generales podemos definir la Oficina Judicial como " una unidad organizativa integrante del órgano judicial compleja y homogénea ,con autonomía funcional y orgánica y sujeta a reserva de función bajo el principio de responsabilidad por la gestión , de carácter instrumental , singular y flexible dirigida a obtener una atención de calidad a los ciudadanos que garantice la agilidad, eficacia y eficiencia en sus funciones y servir, bajo los principios de jerarquía, coordinación y división de funciones y racionalización del trabajo , de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional con carácter exclusivo para el efectivo cumplimiento de cuantas resoluciones dicten jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que le son propias."

En la OJ como género distingue la ley dos especies:

1. Unidades procesales de apoyo en cada juzgado , sala o sección que directamente asisten a jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que les son propias para el exacto y eficaz cumplimiento de las resoluciones que dicten formadas por un secretario judicial y con una dotación básica que garantice el correcto funcionamiento del órgano jurisdiccional y que estará formada por funcionarios pertenecientes al Cuerpo de Gestión Procesal, de tramitación procesal y auxilio judicial.

2. Servicios comunes procesales que son también unidades de la oficina judicial no integradas en un órgano judicial concreto a quienes se le atribuyen funciones centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales, al frente de las cuales existe un secretario judicial de quien dependen el resto de los secretarios judiciales y el personal destinado dotado básicamente con funcionarios pertenecientes a los cuerpos señalados en el apartado anterior.

Al mismo tiempo se crean las denominadas "unidades administrativas" que no están integradas en la Oficina judicial y cuyas funciones son la jefatura, ordenación y gestión de los recursos humanos de la Oficina judicial y los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás medios materiales. La dotación de los puestos de trabajo se establece a partir del diseño de cada Administración en su propio ámbito territorial.

Por otro lado nos encontramos con cuerpos especiales que prestan función de auxilio en las citadas unidades: Médicos Forenses, Facultativos, técnicos y Ayudantes de Laboratorio del Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses.

El órgano judicial se integra entonces por la oficina judicial y el titular del citado órgano.(437.2 LOPJ); dentro de la primera mediante unidades procesales de apoyo directo integradas en un órgano concreto y por servicios comunes que no tienen dicha integración concreta sino común a diferentes órganos.

2. Criterios de Distribución del Trabajo.

2.1 Análisis de la situación actual.

Ya hemos visto la insistencia del legislador a la hora de determinar el criterio de distribución del trabajo: Por un lado la flexibilidad del sistema a la hora de permitir la adaptación de la Oficina Judicial a cualquier tipo de necesidades de la Administración de Justicia ( Exposición de Motivos) y basando su dimensión y organización en la determinación que se haga por la Administración pública competente, en función de la actividad que en la misma se desarrolle; y por otro los criterios de agilidad, eficacia, eficiencia, racionalización del trabajo, coordinación y cooperación entre Administraciones.

Todo ello se dirige esencialmente a dos fines:

1. Que los ciudadanos obtengan un servicio próximo y de calidad, con respeto a los principios recogidos en la Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia.(artículo 435.3 LOPJ)^v

2. Por otro el cumplimiento del servicio que tiene atribuido dicha oficina judicial como apoyo directo a la actividad jurisdiccional de tal forma que su funcionamiento también garantice la independencia del poder al que sirve y en cumplimiento de las resoluciones dictadas en el marco de sus funciones por los órganos jurisdiccionales. Ello bajo los principios de jerarquía , división de funciones y coordinación.

Lo primero que cabría determinar es si a la vista de la modificación reseñada de la LOPJ y en esta estructura novedosa de la Oficina Judicial, el Juez sigue ostentando algún tipo de competencia a los efectos de la organización de la oficina judicial a la vista del artículo 454 LOPJ. El citado precepto recoge que " los secretarios judiciales ejercerán competencias de organización, gestión, inspección y dirección del personal en aspectos técnicos procesales, asegurando en todo caso la coordinación con los órganos de gobierno del Poder Judicial y con las comunidades autónomas con competencias transferidas." (art. 454.2 LOPJ).

De cualquier forma y sobre cualquier otro principio hemos de responder que a la vista del citado precepto la competencia de organización no se atribuye en exclusiva al Secretario Judicial sino que ha de conciliarse con tres ideas:

1. En primer lugar con la facultad de dirección e inspección de todos los asuntos que recoge el artículo 165 LOPJ y que es atribuida al Presidente o Juez.

2. En segundo término por la propia conformación de la Oficina Judicial que como hemos dicho se delimita por la conformación de las unidades procesales ( y en su caso la gestión de servicios comunes) y el titular del órgano y es a partir del cumplimiento de las funciones de este último de donde surge una estructura que , como vamos a ver, es jerarquizada.

3. En tercer lugar por el propio sometimiento del Secretario Judicial ( artículo 452 LOPJ) y del resto de los funcionarios (435.2 LOPJ) al principio de jerarquía en el marco de las funciones jurisdiccionales propias del régimen procesal y sin perjuicio de la autonomía e independencia reconocida al Secretario Judicial en el ejercicio de la fe pública.

Sustentado en lo anterior podemos decir que la distribución del trabajo en la oficina se instrumentará a partir de un deseable dialogo entre los componentes de la misma a partir de la necesaria racionalización y aprovechamiento de los potenciales de cada uno de sus miembros pero teniendo en cuenta una estructura básica que debe responder a los principios de agilidad, eficacia, eficiencia y coordinación que en lo que a la tramitación se refiere requerirá un estudio de los diferentes procesos que nos permitan un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Es precisamente esta tramitación procesal la que pretendemos analizar a continuación para intentar construir un modelo de distribución del trabajo en la oficina judicial y dentro de esta en la unidad procesal de apoyo directo.

2.2. Criterios de Distribución.

De entre todos los criterios utilizables a efectos de la distribución del trabajo podemos destacar tres grupos esencialmente y sin tener en cuenta la posible existencia de servicios comunes procesales:

1. Aquellos supuestos que atribuyen a cada funcionario la totalidad en bloque de todas las materias conforme a un reparto interno en el juzgado. Como principal punto a favor se ha argumentado en la evitabilidad de la posible baja , por cualquier razón, del funcionario , en el supuesto de distribución por materias, de que la misma pueda motivar la paralización de alguna o algunas de las fases del procedimiento. Así, por ejemplo, si se coge este sistema no ocurrirá que tratándose de un funcionario que se encarga de la ejecución la baja de este motive dilación en todos los procedimientos de dicha fase; al mismo tiempo se permite que todos los funcionarios estén especializados en todas las materias y por tanto la ausencia de alguno o algunos de ellos no motivará dilación en las diferentes fases. Como punto en contra se ha argumentado principalmente la falta de "especialización" y la incidencia sobre la agilidad del procedimiento.

2. Un segundo sistema sería el de la distribución por fases dentro de cada procedimiento cuyos argumentos a favor y en contra son , a sensu contrario, los argumentados en el apartado anterior.

3. El tercer y último sistema que señalamos es el de distribución por tipos de procedimientos motivando con ello que al mismo tiempo de conseguir la especialización los efectos de la baja o ausencia de un funcionario no afecte ni con carácter generalizado a todos los procesos ni con carácter también generalizado a alguna o algunas de las fases de todos los procesos. En contra se ha argumentado principalmente la afectación que la incidencia señalada puede producir en el tipo de procedimiento concreto.

2.3. Criterio Mixto como sistema de distribución del trabajo.

Evidentemente el criterio de distribución del trabajo en la Oficina Judicial y más concretamente en la unidad procesal dependerá esencialmente de la dotación básica que se realice conforme acuerde la Administración Competente (437.4 y 5 LOPJ). No obstante en el análisis del criterio escogido nos vamos a ceñir a las razones y necesidades que se derivan del propio proceso en los diferentes procedimientos.

Al amparo de la reforma operada por la LO 8/2003 en la LOPJ y esencialmente del artículo 86 ter de la misma y específicamente de la Ley Concursal nos inclinamos más por un criterio mixto que por cualquier otro sistema de los enunciados de forma individual en el anterior apartado. La mixtura de los diferentes sistemas puede ser asimismo variopinta, por lo que procede exponer cual es el criterio elegido si bien partiendo de la idea de que lo que esencialmente queremos destacar es que el mejor criterio, a nuestro entender, es el mixto , sin perjuicio de cual sea la composición que cada órgano judicial determine en su momento.

El criterio mixto ha de partir de dos grupos diferenciados:

1. Por un lado las competencias atribuidas a los juzgados mercantiles a partir del apartado primero del artículo 86 ter de la LOPJ y artículo 8 de la Ley Concursal.

2. Por otro lado las competencias determinadas en el apartado segundo del citado precepto.

Es decir , para la atribución de tramitación sería conveniente, en primer lugar distinguir aquellas competencias atribuidas a los juzgados mercantiles que se deriven de la ley concursal y aquellas que se derivan del resto de las materias que le son atribuidas por la LOPJ tras la reforma de la LO 8/2003. Esto permitirá la creación de dos subunidades internas en la unidad procesal que permitirá , por un lado, la especialización de los propios funcionarios en la tramitación de las mismas; por otro lado se posibilita la distinción de los procedimientos que nos ayudará sobre todo en cuanto a lo que es el complejo sistema concursal de la Ley 22/2003. Si estas subunidades están suficientemente compuestas además se garantiza el evitar que cualquier incidencia en la plantilla pueda afectar a la tramitación de los diferentes procesos; en cualquier caso mucha casualidad sería que afectara a toda la subunidad.

En el desarrollo de cada uno de estos supuestos distinguiremos los dos grupos creados:

1. Si hablamos de las competencias atribuidas a los juzgados mercantiles que no se incluyan en el ámbito de la Ley Concursal o derivadas de esta el criterio elegido para la distribución de las competencias dentro de la subunidad será la de distinción de secciones y la atribución a esas diferentes secciones de la tramitación de diferentes fases: así una sección ( o varias) se encargará de la tramitación del proceso y otra diferente ( o varias) se encargarán del proceso de ejecución. Pendiente del desarrollo de la competencia que parece querer darse al Secretario Judicial de conformidad al artículo 456.3.a) LOPJ , el sistema garantizaría la no afectación por las incidencias si en cada sección nos encontramos al menos con dos miembros ( gestión procesal y tramitación procesal). El número de secciones vendrá determinado por la carga competencial en función a la adecuación a las necesidades mínimas y exigencias máximas de cada órgano. ( Llamaremos a esta subunidad de tramitación general mercantil).

   A esta subunidad le corresponderá también la tramitación, en coordinación, de los procedimientos derivados de la Ley Concursal que deban obedecer a un tratamiento procesal conforme a lo previsto en la Ley de Enjuiciamiento Civil.

2. A la sub-unidad de tramitación concursal le corresponderá, salvo lo señalado en el último apartado anterior, la tramitación de todo lo que se refiere en el artículo 8 de la Ley Concursal y todas las piezas y actuaciones que se deriven de lo previsto en la norma. No obstante dentro de esta compleja sub-unidad hemos de plantearnos si nos acogemos a un sistema mixto de distribución del proceso atendiendo a las piezas y a la principal o por un criterio de conocimiento completo por el funcionario correspondiente. Este último parece, a primera vista, el más eficaz para atender a los principios de racionalización, eficiencia, eficacia y coordinación que antes hemos señalado. Con la desmembración del proceso en varias partes nos encontraríamos con una afectación de la coordinación entre todas las piezas del procedimiento que afectaría también a la eficacia en su desarrollo pudiendo motivar errores involuntarios derivados de una mala actuación por los interesados o por un error en el juzgado. Asimismo la racionalización en el trabajo podría no poderse equilibrar al resultar un complejo sistema que motivaría la paralización o dilación, en caso de cualquier incidencia, de determinadas piezas mientras que otras seguirían su curso. Atendiendo a todo ello creo más conveniente que por un turno de reparto cada sección de la sub-unidad conozca del procedimiento completo, piezas derivadas, etc.

3. Criterios de organización material.

Uno de los principales problemas que han surgido en el desarrollo de los procedimientos concursales, especialmente la quiebra, con la anterior normativa, es la distorsión del sistema a partir de un mal planteamiento de secciones, piezas , etc. Ni que decir tiene que la anacrónica y complicada normativa concursal procedente del siglo XIX aplicada a realidades socio-económicas del siglo XXI y finales del siglo XX en donde tanto cambio se ha experimentado en supuestos societarios especialmente, nos ha llevado a un descontrol del procedimiento de quiebra hasta el punto de que ello ha derivado en un descontrol de las propias secciones y piezas del procedimiento.

Es quizás una obsesión personal la organización material de los medios de trabajo como sistema de buen funcionamiento: eficacia y eficiencia si atendemos a los principios recogidos en la Ley Orgánica del Poder Judicial. Esta organización de los medios de trabajo materiales conlleva en los procedimientos concursales un estudio que va desde el sistema de carpetas y formación de autos hasta incluso el diseño de las mismas. Obviaré algunos elementos que también considero importantes pero que redundan en perjuicios que a la postre se derivan de esa mala organización material de los procedimientos. Señalaba un estudio que al respecto del sistema de unión de autos (cuerda floja) el peor de los sistemas inventados era el de uso de grapadoras y grapas y , aunque pueda sonar ridículo, hasta tal punto es necesario intentar corregir los defectos materiales en la tramitación de los autos. Hoy en día (y ya no de forma absoluta en todas las secciones) tan sólo un Juzgado- o al menos uno conozco- en el Estado sigue utilizando el sistema de cuerda floja para la unión de los autos (Primera Instancia e Instrucción número 1 de Vélez Málaga); si bien el sistema puede evolucionar hacia nuevos métodos lo cierto es que seguirá siendo preferible un viejo sistema que evidencia una mejor utilidad en el tiempo que otro posterior aunque sea más moderno. El ejemplo era simplemente utilizado como tal para venir a requerir un sistema moderno de medios mecánicos y electrónicos que permitan la conservación en el tiempo de los autos formados.

Pero al margen de la disquisición anterior el sistema de organización de los medios materiales, de forma sinóptica, lo podemos centrar en varios apartados:

1. Un sistema de carpetas diferenciadas para distinguir los procedimientos atribuidos a la sub-unidad de tramitación general mercantil de los procedimientos de la sub-unidad de tramitación concursal.

2. Un sistema de carpetas que permita la distinción de las diferentes secciones (articulo 183 LC) del proceso concursal de las piezas que se derivan del mismo.

3. Un sistema de carpetas que distinga las diferentes secciones del concurso.

4. Un sistema de carpetas que permita la distinción de las diferentes piezas derivadas de cada sección del concurso atribuyendo al conjunto de piezas de cada sección, por ejemplo, un color diferente que se configure por estar compuesta por dos colores: la mitad de la carpeta con el color de aquella sección (carpeta) de la que deriva y la otra mitad de otro color.

La conformación de cada carpeta vendrá a distinguir no sólo las diferentes partes, representantes, número de procedimiento, sección a la que pertenece, momento procesal en que se inicia la pieza, etc, sino también deberá recoger en el anverso el conjunto estructurado de actuaciones procesales que será necesario contener o seguir en la respectiva pieza o sección a los efectos de poder ir marcando cada una de las fases cumplidas y tramitadas. Evidentemente esta perogrullada - por otro lado nunca practicada- nos llevará a que las incidencias de cambio de funcionarios, de secretario o de juez o su baja, cese o cualquier otra que se pudiera motivar, no produjera más dilación de la estrictamente necesaria.

Un buen sistema de archivo y de localización idónea, un buen sistema informativo rápido y eficaz con el necesario programa de modelos, la dotación de material legal individual por funcionario pero propio de la oficina judicial, etc, etc, ayudarán sin duda a la celeridad que se pretende y hemos de optar como propósito.

4. El Régimen de reparto.

Dos notas a destacar en el régimen de reparto. En el funcionamiento normal del régimen de reparto el documento es presentado en Decanato y este se remite a la oficina correspondiente a efectos de su tramitación. Dentro de la oficina judicial (reparto al que nos referimos) hemos de atender esencialmente a la racionalización del trabajo mediante criterios de equidad en la distribución del mismo. Es a este régimen de reparto al que nos referimos y en concreto al reparto de los procedimientos concursales.

Como es notorio la nueva Ley concursal viene a derogar el arcaico sistema previsto en los Códigos de Comercio, Código Civil y Ley de Enjuiciamiento Civil de 1881 con remisiones a la nueva Ley de Enjuiciamiento Civil de 2000 a partir de su disposición transitoria; ello conlleva que en la actualidad los supuestos de insolvencia engloben los anteriormente se tramitaban en quita o espera, suspensión de pagos, concurso o quiebra. No es lo mismo la tramitación de un proceso concursal en donde ya existe presentado un convenio con adhesiones suficientes que otro en el que no se produzca eso como propuesta anticipada; no es lo mismo un procedimiento que afecte a una empresa con trabajadores suficientes para superar todos los criterios del artículo 64 de la Ley Concursal que otra que no tenga apenas trabajadores; no es lo mismo un procedimiento que finalmente se tramite por el procedimiento abreviado atendiendo a la importancia económica de su volumen de negocios que otro que se tramite por el procedimiento ordinario; tampoco será lo mismo un procedimiento que vaya directamente a liquidación que otro que quede pendiente de otras posibles fases o un procedimiento de insolvencia inminente que casi seguro podría culminar en un convenio de quita y espera que otro que conlleve ya la existencia de dicha insolvencia; por citar algunos ejemplos más , no es lo mismo un procedimiento referido a una sociedad dominante o dominada perteneciente a un grupo de sociedades que otro de una sociedad independiente; no podemos estar ante el mismo supuesto en un procedimiento de una sociedad irregular , colectiva, comanditaria por acciones o comanditaria, o agrupación de interés económico , en donde sabemos de la existencia de una responsabilidad subsidiaria que de una sociedad de responsabilidad limitada o anónima en donde la derivación de dicha responsabilidad tiene otras implicaciones; tampoco podemos encontrarnos en el mismo supuesto cuando de entidades aseguradoras, de emisión de valores o financiación se refiere o cuando nos encontremos ante una reapertura de concurso de personas naturales. Esta lista conllevaría una larga enumeración de supuestos que pudieran llevarnos a establecer criterios de equidad en el reparto por cada sección para evitar que una de ellas se viera especialmente cargada competencialmente y conllevara un retraso en la tramitación de los procedimientos.

Lo importante es establecer criterios generales, básicos y sencillos que nos permitan evitar al menos los más graves desagravios entre las secciones en la distribución de los procedimientos. Simplificando lo anterior y a efectos puramente teóricos y ejemplificativos de reparto podríamos establecer la siguiente clasificación:

1. Se repartirán de modo diferenciado los procedimientos que se tramiten por el procedimiento abreviado y por el procedimiento concursal ordinario. Cada grupo de los anteriores se registrará en reparto en listados aparte. La transformación de un procedimiento concursal ordinario en otro abreviado deberá conllevar la alteración del reparto.

2. Dentro de los anteriores grupos deberán hacerse tres subgrupos atendiendo a que la situación concursal sea declarada de una persona natural, de una persona jurídica o de una herencia. La transformación del procedimiento concursal en concurso de herencia no conllevará alteración en el reparto.

3. En los dos grupos señalados en el apartado 1 deberemos hacer además una distinción en subgrupos atendiendo a concursos que se soliciten con propuesta anticipada de convenio que haya conseguido adhesiones suficientes diferenciándolos de aquellos que directamente vayan a liquidación por solicitud del deudor y los procedimientos que no se encuentren en ninguna de las dos anteriores.

4. Los procedimientos ordinarios deberán distinguir, además, los siguientes apartados:

   1º. Procedimientos ordinarios de personas naturales o jurídicas autorizadas a presentar balance abreviado y la estimación inicial de su pasivo no supere un millón de euros , por un lado, y las que no cumplan dicho requisito en grupos diferentes.

   2º. Concursos solicitados respecto de varios deudores de conformidad a lo previsto en el artículo 3.5ª LC o de entidades que estén dentro de un grupo de sociedades, respecto de los que lo sean de un solo deudor o no estén en grupos.

   3º. Procedimientos concursales de empresas con hasta cincuenta trabajadores y con más de cincuenta trabajadores.

   4º. Procedimientos concursales que afecten a entidades emisoras de valores o instrumentos derivados que se negocien en un mercado secundario oficial, entidad encargada de regir la negociación, compensación o liquidación de esos valores o instrumentos o empresas de servicios de inversión o entidades aseguradoras o entidades de crédito ( sin atender a la distinción entre estas) que se repartirán por su turno.

II. La Agenda Judicial.

El estudio de la agenda judicial es sin duda una ardua tarea cuyas conclusiones finales ya avanzamos necesariamente inútiles pues es la carga competencial la que viene a determinar la estructura de dicha agenda y la individualización de cada órgano. A ello se une la más que previsible situación a partir de septiembre de 2004 de conversión de órganos civiles en juzgados mercantiles que añadirán a su carga competencial nueva toda la anterior que arrastren. Con estas notas es evidente que lo referido a la agenda judicial es simplemente ideal en el sentido de lo que sería deseable.

Al tratar el tema de la agenda judicial nos queremos referir esencialmente al criterio de reparto de trabajo del propio juzgador en los juzgados mercantiles y formular una propuesta teórica que perfilará, como en todos los demás supuestos, la praxis diaria. Somos conscientes de las incidencias que dicha agenda tendrá a efectos de cursos, programas, vacaciones, permisos, etc. La idea es partir de la estructura de la misma para adecuarlas a las circunstancias personales del juzgador e individuales del órgano al que sirve.

1. El nuevo régimen de los secretarios.

Para el estudio de la Agenda Judicial se hace necesario un previo y ligero análisis de la reforma operada en la Ley Orgánica del Poder Judicial a la que hemos hecho referencia al principio de este artículo por cuanto afecta directamente a la organización de la Agenda del Juez.

El cuerpo de Secretarios judiciales, dependiente del Ministerio de Justicia, se configura como un cuerpo nacional sujeto al principio de legalidad e imparcialidad, autonomía e independencia en el ejercicio de la fe pública judicial y unidad de actuación y dependencia jerárquica en todas las demás funciones que le correspondan ( art. 452.1 LOPJ).

Las funciones del Secretario Judicial se configuran a partir de una serie de reglas generales (453 y ss. LOPJ) pero se determinan en función de la unidad a la que estén destinados y al puesto concreto que en ella ocupen en su caso. Pero en esta atribución general merece la pena destacar las siguientes:

1. Ejercen con exclusividad y plenitud el ejercicio de la fe pública judicial.

2. Son responsables de la función de documentación que les es propia, formación de autos y expedientes.

3. Se les atribuye competencias de organización, gestión, inspección y dirección del personal en aspectos técnicos procesales.

4. Son órganos de coordinación con el Poder Judicial y Comunidades autónomas.

5. Dirigen en el aspecto técnico-procesal al personal integrante de la Oficina Judicial.

6. Tienen funciones de impulsión de oficio del proceso en los términos establecidos en las leyes.

Junto a las anteriores la dación de cuenta, la estadística judicial, colaboración en la gestión de tributos, la cuenta judicial, llevanza de libros , aplicaciones informáticas, archivo judicial de gestión, documentación, control del reparto de asuntos, atención al ciudadano, etc, etc, son algunas de las funciones atribuidas.

Pero en el ejercicio de una de estas funciones destaca sobremanera el régimen previsto en el artículo 451 LEC por cuanto establece el régimen de sustituciones de los secretarios en caso de ausencia, enfermedad, suspensión o vacante partiendo de las siguientes notas:

1. Sólo podrá ser sustituido por otro secretario judicial o un secretario judicial sustituto.

2. Será designado por el superior jerárquico.

Todo lo cual nos lleva al resultado de que en aplicación de las normas procesales la agenda judicial se verá condicionada por la presencia efectiva de un Secretario Judicial lo que determinará necesariamente dicha agenda en aquellos supuestos, muy frecuentes en determinadas plazas, de vacante.

2. Criterios de Organización de la Agenda Judicial.

Un último apunte a los efectos de determinar los aspectos más relevantes a tener en cuenta en el funcionamiento de la agenda judicial partiendo de los anteriores condicionantes y de la propia complejidad de las competencias atribuidas al juzgador mercantil.

Al contrario de las propuestas que se han lanzado sobre la distribución horario/día en el ejercicio de la función judicial, entiendo que la complejidad de los asuntos , concursales o no, exigen una especial dedicación del juzgador. La propias exposiciones de motivos de la LO 8/2003 y de la Ley Concursal parte de dos premisas importantes en el desarrollo de esta función jurisdiccional:

1. La amplia discrecionalidad que la Ley concursal concede al juzgador en el ejercicio de sus competencias para facilitar la flexibilidad del procedimiento y su adecuación a las circunstancias de cada caso (apartado IV Ley 22/2003) y,

2. El dictado de resoluciones de calidad en un ámbito de indudable complejidad técnica que permita una mayor coherencia en las mismas. (apartado II de la LO 8/2003).

Ello hace necesario que se atienda individualmente a cada una de las materias atribuidas en un formato alejado de los parámetros hora-punto que venía siendo aplicado hasta la aprobación de los nuevos módulos judiciales^vi.

Por otro lado es la carga competencial la que determinará, como ya se avanzó más arriba, el régimen de organización de la agenda judicial dentro de unos mínimos y con la limitación de unos máximos exigibles en función de criterios personales y profesionales que pudieran afectarles.

A partir de todo lo anterior podemos fijar como régimen básico a tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. La agenda judicial deberá compensar la existencia de procedimientos mercantiles de tramitación general con la existencia de los procedimientos concursales y sus incidentes.

2. Se deberá tener en cuenta la evolución paralela de los diferentes procedimientos y procesos concursales, atendiendo a criterios de impulso procesal de oficio y cronológico de antigüedad.

3. En la agenda judicial deberá contemplarse una distribución del tiempo que permita un estudio minucioso y ponderado de los diferentes procedimientos con la exigencia de dictado de resoluciones coherentes y de calidad compensándolo con la celebración de vistas de todos los procedimientos atendiendo al criterio fijado en el punto segundo.

4. El estudio de los asuntos deberá contemplarse a partir de un estudio individualizado y una continua autoformación en el estudio de las materias que sobresalgan en dicho procedimiento doctrinales y jurisprudenciales.

5. No puede estar condicionada (la agenda judicial) por la limitación de Salas de Audiencia o de otros medios necesarios para el desarrollo de la actividad jurisdiccional.

III. A modo de conclusión.

Con todo lo anterior hemos pretendido un pequeño acercamiento a los diferentes criterios de distribución del régimen de trabajo en la Oficina Judicial de los Juzgados Mercantiles intentando aportar más que soluciones ideas al desarrollo de las funciones que les son propias y que tienen su inminente entrada en funcionamiento el día 1 de septiembre del año 2004 tal y como señala la Disposición final segunda de la Ley Orgánica 8/2003. El sistema de distribución de funciones en la Oficina Judicial y la distribución del Trabajo en la Agenda Judicial es sin duda un régimen que atiende a criterios personales y profesionales de todos los operadores jurídicos que intervienen en el proceso tutelar mercantil al que se le une la enorme complejidad en los asuntos que son tramitados. Ello exige una especialización inicial y continua que se inicia con las referidas normas pero que también tiene una enorme importancia en el desarrollo de las funciones propias del representante del interesado y de la administración judicial pues la actuación profesional y sujeta a los requisitos legales de dichos profesionales o interesados evitará , en la medida de lo posible y conciliándolo con el derecho de defensa, retrasos indebidos u ordenación incorrecta del proceso.

De cualquier forma será la práctica posterior la que nos vaya determinando cuales son los mejores modelos aplicables atendiendo esencialmente a la carga competencial que soporten los juzgados y a los medios personales y materiales de que se dispongan.

Enrique Sanjuán y Muñoz.
Magistrado Primera Instancia. Palma de Mallorca.

Notas

ⁱ Revista del Poder Judicial. Número especial V: Sistema judicial español: poder judicial, mandatos constitucionales y política judicial. GARCÍA PAREDES, ANTONIO. Magistrado. Decano de los Juzgados de Primera Instancia e Instrucción de Madrid OFICINA JUDICIAL. ALTERNATIVAS. INFORMATIZACIÓN. NUEVAS TECNOLOGÍAS. POLÍTICA FUNCIONARIAL

ⁱⁱ Revista del Poder Judicial. Número especial V: Sistema judicial español: poder judicial, mandatos constitucionales y política judicial CELAYA IBARRA, ADRIÁN. Magistrado y Catedrático. Vocal del Consejo General del Poder Judicial. Discurso de clausura. Conferencias y discursos. Serie: Derecho Orgánico Judicial.

ⁱⁱⁱ CONSEJO GENERAL DEL PODER JUDICIAL Revista del Poder Judicial nº 64. Cuarto trimestre 2001 GÓMEZ MARTÍNEZ, CARLOS Magistrado Audiencia Provincial de Palma de Mallorca LAS RAZONES DE LA FORMACIÓN INICIAL DEL JUEZ Estudios Serie: Derecho orgánico Judicial.

^iv BOE número 309 de 26 de diciembre de 2003.

^v La Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia fue aprobada por el Pleno del Congreso de los Diputados en su sesión del día 22 de abril de 2002 como Proposición no de Ley.

^vi Vid Reglamento del CGPJ 2/2003.