El crecimiento del mercado de los servicios de outsourcing (la externalización de funciones empresariales diversas, por lo general no estratégicas) es evidente en los últimos tiempos. En los dos últimos años, este crecimiento se cifra, en líneas generales, en un 19 por ciento. El área de actividad que más frecuentemente se convierten en objetivo de los procesos de externalización es, sin duda, la de la confección y gestión de nóminas, a pesar de que las teorías del management postulan la necesidad de considerar la gestión y dirección de recursos humanos como un área estratégica en la dinámica empresarial.

Los estudios indican, sin embargo, que en las empresas de menos de 500 empleados, las tareas de pura administración y burocracia absorben más del 50 por ciento de la dedicación de los departamentos de recursos humanos. De ahí la relevancia de la externalización en estas áreas.

Un estudio realizado por el IESE y ADP (La externalización de la administración del personal en la estrategia de recursos humanos), y del que informaba ampliamente el diario La Vanguardia, sopesa la conveniencia de sacar de la gestión propia de la empresa las rutinarias tareas de la administración de personal. En el estudio se ha comparado el tiempo utilizado en la administración y gestión de personal entre dos empresas de tamaño similar, una que realiza externalización y otra no.

El resultado de la comparación es que en empresas de gran tamaño, la que no externaliza gasta cinco veces más tiempo con 3,5 más empleados. En empresas medianas el gasto es 22 veces superior, mientras en las pequeñas, la que no externaliza invierte el doble de tiempo.

Esta diferencia de costes internos debe completarse con la factura del proveedor para poder deducir si un sistema es más barato que el otro o viceversa. Pero aun conociendo esto, no es fácil la comparación en términos monetarios. A pesar de ello, parece evidente que es en las empresas medianas, de entre 200 y 1.000 empleados, donde hay un mayor potencial de ahorro vía externalización.

Efectivamente, resulta muy difícil averiguar el coste real de gestionar la nómina en la empresa, especialmente por la dificultad que entrañan los costes indirectos y las imputaciones a distintos departamentos. Sorprendentemente, muchas empresas que fueron preguntadas para la elaboración del informe aseguran que analizan los costes de externalizar pero que no conocen su propio coste real. Por ello, una de las recomendaciones que deberían extraerse de este estudio es la de profundizar en la contabilidad de costes analítica del departamento de recursos humanos.

La externalización puede modificar la naturaleza de estos gastos. Convierte en variables los costes que antes eran fijos. Por supuesto, el contrato debe recoger costes diferentes según el volumen de nóminas realizado. Por ejemplo, en empresas dentro de sectores cíclicos ésta puede ser una razón táctica para tomar la decisión.

Otro de los criterios citados por el estudio es la posible reubicación de las personas que están en el departamento externalizado. La encuesta indica que el 50 por ciento de estas personas no es reubicada. Esta espinosa cuestión constituye un freno para los procesos de outsourcing, y es necesario llegar a un acuerdo con los trabajadores o los sindicatos.

Por último, resulta imprescindible asegurar la calidad y precisión en las tareas de administración de nóminas cuando se externaliza esta función. En este tema, los errores erosionan de manera patente la confianza de los empleados pues, como es comprensible, se toleran muy mal y ello repercute negativamente en la motivación y el clima laboral de la empresa.

Para evitar esta clase de problemas, es necesario confiar en la pericia técnica del proveedor. Si la relación con el proveedor de servicios de outsourcing no es muy buena, el sistema puede venirse abajo. Por ello, siempre debe haber alguien de la compañía que ha externalizado que haga de puente entre la empresa y el proveedor, pues no hay que olvidar que una de las barreras a la externalización es el miedo a perder el control.

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