El correo electrónico se ha convertido en una herramienta auténticamente revolucionaria en la comunicación empresarial. La dependencia que de este canal tienen ya tanto las administraciones públicas, como los profesionales, las organizaciones y las compañías de toda índole, es impresionante, por no hablar del tráfico puramente particular.

Pero, por eso mismo, el número de mensajes de correo electrónico (sin contar con los meramente publicitarios y promociónales no deseados o spam) se hace cada vez mayor, acercándose a cifras verdaderamente desmesuradas. Esta "inflación" de correos hace que nos acerquemos peligrosamente a la saturación en determinados ámbitos.

Muchos usuarios, ante tamaña avalancha cotidiana, se ven incapaces de discriminar los mensajes que pueden ser útiles, y optan por eliminar la mayoría, arrastrando junto con el "correo basura" posibles informaciones de interés.

Tal situación hace necesario que los usuarios revistan sus hábitos de comunicación electrónica con una serie de procedimientos y protocolos, absolutamente imprescindibles si lo que se desea es procesar adecuadamente los mensajes recibidos y, no menos importante, tener una cierta seguridad de que los correos enviados van a ser leídos por sus destinatarios.

Hay, pues, que aprender a escribir mejor en el correo electrónico, y lograr así que los mensajes se transmitan y se procesen con eficacia. Recientemente, el suplemento Ciberp@ís publicaba una serie de requisitos mínimos para que la comunicación y la gestión empresarial se beneficien efectivamente de tan fabulosa herramienta, independientemente de los contenidos transmitidos, e independientemente del sector de actividad, del emisor y del receptor.

Si los usuarios respetan estas simples prescripciones, todos en la empresa, los negocios y la administración saldrán ganando:

 

• No olvidar especificar el ASUNTO, y esmerarse en su confección. Rellenar convenientemente la línea de ASUNTO es el primer paso para que el destinatario (y aun el emisor) del mensaje pueda clasificar éste convenientemente y gestionar su correo de manera eficaz. Cuanto más concreto sea el enunciado, tanto mejor. Por ejemplo, deben evitarse "ASUNTOS" tan generales como "Nota de Prensa: la empresa X informa..."; mucho mejor resumir claramente la información específica: "Fulanito, nuevo director de...", o "Fusión entre X e Y...", o "La construcción de residencias se incrementa...", etc. Por regla general, cuanto más práctica sea la cuestión, más debe concretar el ASUNTO; mejor escribir "Conferencia de prensa el día tal en tal sitio" que "Invitación a conferencia de prensa".

 

• Utilizar un archivo de firma. El archivo de firma es una breve información que, una vez confeccionada, se añade automáticamente al final del texto de todos los mensajes que se emitan. Esta información muestra los datos de contacto del remitente: nombre, cargo, dirección, página personal o dirección del boletín electrónico, y cualquier otra cosa que se desee. Constituye una excelente ayuda o recordatorio para apreciar de un vistazo quién se encuentra tras el envío de un mensaje y cómo se puede contactar con él.

 

• Documentos adjuntos. La inclusión de documentos adjuntos debe restringirse al máximo, y sólo anexarlos cuando sea absolutamente necesario. En tal caso, además, es necesario explicarlos (resumen e instrucciones de apertura si procede) en el texto del mensaje. La mayoría de los usuarios suelen echar un vistazo rápido a un mensaje, cualquiera que sea éste, pero muy pocos abren un documento adjunto (y menos si no saben nada sobre él).

 

• Desarrollar contenidos con estrategia. Si al receptor del mensaje se ve obligado a leer varios párrafos antes de entrar en materia, puede ser que decida dejar el mensaje para leerlo más tarde, lo que a menudo significa demasiado tarde. Conviene, pues, redactar textos claros y que desde el principio indiquen explícitamente lo que se desea tratar. Por otro lado, si hay varias materias diferentes que tratar, puede ser mejor enviar mensajes separados (cada uno con su propia línea de asunto pertinente). Ejemplos que aumentan la eficacia: Si se desea que el receptor formule una petición a alguien que conozca en nombre del emisor, entonces hay que escribir uno o dos párrafos listos para ser reenviados; si se quiere ser ponente en una conferencia, entonces hay que decir exactamente cuándo y dónde, y qué inversión de tiempo es necesaria; si se desea que el receptor comunique por teléfono, entonces hay que enviar una lista con las horas en las que resulte más fácil ponerse en contacto... En resumen, el correo electrónico es un recurso demasiado precioso para la gestión cotidiana como para descuidar su utilización: los e-mails deben facilitar las cosas, no complicarlas.