Desde hace unos años, tanto administraciones públicas como asociaciones sectoriales y grandes fabricantes (como por ejemplo la Asociación Española de Codificación Comercial, AECOC), abogan en impulsar y extender el uso de los canales electrónicos de intercambio de información burocrática, comercial y administrativa.

Uno de los puntos en los que se plasma este impulso es el de la facturación electrónica o telemática entre empresas, una herramienta que, según los observadores incorporaría notorias mejoras en la gestión y los ritmos de trabajo, además de suponer un innegable ahorro de costes.

Como siempre ocurre, esa clase de ventajas son muchísimo más evidentes en las grandes organizaciones que en las pequeñas, por lo que existe una extendida y comprensible tibieza por parte de las pymes a la hora de introducir los cambios que permiten adoptar este mecanismo.

Sin embargo, parece inevitable que, antes o después, todos los agentes económicos y sociales, incluidos los ciudadanos y, desde luego, las pymes, tengan que comunicarse e interaccionar por medios electrónicos. De hecho, el Gobierno se plantea como objetivo el que en 2009 exista ya una plena "Administración sin papeles" y, lo que es más importante, que se incentive a las empresas que adopten la facturación electrónica.

De ahí que si se materializa, y se da continuidad, a este planteamiento, el efecto arrastre que puede tener sobre el cambio de soporte es enorme, dado que la Administración es el cliente más importante del país. Conviene, pues, que recordemos los puntos más importantes acerca de la facturación electrónica, bien resumidos por los expertos de E-factura, un proyecto de servicio enfocado íntegramente a la promoción y gestión de esta herramienta (más información en www.e-factura.net).

Estas son las preguntas más frecuentes acerca de la factura electrónica:

• ¿Qué es una factura electrónica? Se trata de un fichero electrónico que contiene todos los datos de una factura, al que, aplicando fórmulas matemáticas, se le añade una cadena o secuencia de caracteres denominado firma electrónica. Al hacer esto, la factura electrónica adquiere plena validez fiscal y legal, por lo que se elimina la necesidad de imprimir el documento para hacérselo llegar al destinatario.

• ¿Cuál es la utilidad de utilizar facturas electrónicas? El uso de facturas electrónicas implica que se elimina la obligatoriedad de imprimirlas en papel para enviárselas a sus respectivos destinatarios. Así no sólo se reducen drásticamente los costes asociados a la generación y manipulación de documentos impresos, sino que al mismo tiempo se aumenta considerablemente la calidad en la gestión y control de todo el proceso de facturación y cobranza.

• ¿Es lo mismo hablar de factura electrónica, digital o telemática? Sí; la normativa vigente, en sus diferentes documentos, recoge el término factura telemática o electrónica de manera indistinta, y la define como aquella factura tratada y remitida por medios telemáticos o electrónicos. El término factura electrónica lo utiliza de forma análoga la industria (usuarios y proveedores) como una denominación más atractiva en el ámbito comercial.

• ¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica para que sea válida fiscal y legalmente? Para que una factura electrónica sea válida sólo debe cumplir con dos requisitos: garantizar la autenticidad de origen y la integridad de su contenido. Esto quiere decir poder identificar unívocamente al emisor y que tener la certeza de que el documento recibido no haya sido alterado. Ambos requisitos se dan por satisfechos si al generar la factura electrónica el emisor le incorpora una firma electrónica que cumpla con las especificaciones mínimas establecidas por las autoridades tributarias.

• ¿Qué es la firma electrónica? La firma electrónica es una secuencia de caracteres (cadena de números, letras y símbolos) que se obtiene como resultado de ejecutar unas operaciones matemáticas sobre un conjunto de datos (un documento electrónico por ejemplo). Esta secuencia resultante es única para cada conjunto de datos; en consecuencia, sirve para garantizar que cualquier documento electrónico recibido que la contenga, no haya sido alterado en el camino.

• ¿Qué es un certificado electrónico? El certificado electrónico es un fichero electrónico, expedido por una entidad confiable (denominadas Autoridades de Certificación) que sirve para identificar de manera unívoca a personas o empresas en entornos electrónicos como por ejemplo Internet. Se puede decir que el certificado electrónico es como un DNI o pasaporte electrónico, por lo tanto sirve para identificar plenamente, y sin dar lugar a ningún tipo de dudas, a quien haga uso de él.

• ¿Se deben conservar las facturas electrónicas? La ley obliga a guardar durante el periodo de prescripción el documento de la factura junto con los datos de la firma electrónica y el certificado.

• -¿Qué obligaciones se tienen como emisor de E-Facturas? El emisor de facturas electrónicas tiene las siguientes obligaciones: a) conservar las facturas electrónicas, junto con los datos asociados (firma y certificado) en su formato original; b) asegurar la legibilidad de las mismas en su formato original; c) garantizar el acceso completo (visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión) a los datos.

• ¿Qué obligaciones se tienen como receptor de E-Facturas? El receptor de facturas electrónicas tiene las siguientes obligaciones: a) conservar las facturas electrónicas, junto con los datos asociados (firma y certificado) en su formato original; b) asegurar la legibilidad de las mismas en su formato original; c) garantizar el acceso completo (visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión) a los datos. A diferencia del emisor, el receptor de facturas electrónicas podrá optar por la conservación en papel de facturas recibidas en formato electrónico, a condición de que conste en ellas una marca gráfica de autenticación producida por un sistema que sea admitido y publicado por la Agencia Tributaria.