Aunque todavía queda tiempo para presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, es recomendable prepararse si se quiere hacer el depósito de forma digital y, además, por Internet, lo que abarata costes y reduce los tiempos de espera ya que se pueden evitar las largas colas ante los registros si se utiliza esta última opción.

El depósito a través de Internet comenzó a funcionar hace dos años a través del  Servicio de Certificación de los Registradores (www.scregistradores.com), una sociedad propiedad del Colegio de Registradores de España.

Para enviar las cuentas de forma telemática las empresas deben cumplir algunos requisitos. El más engorroso es el de obtener una certificación electrónica que asegure el envío de la información por parte de la empresa remitente. El único que puede proveer este documento es el Servicio de Certificación de los Registradores y es recomendable que las empresas prueben antes el sistema si no lo han hecho nunca antes.

Según los datos recogidos, las empresas cada vez se inclinan más por cumplir con sus obligaciones registrales a través de Internet. De hecho, el pasado año  se presentaron 8.000 libros y se depositaron telemáticamente17.000 cuentas anuales en el Registro Mercantil. Este año se han depositado ya más de 20.000  libros por Internet y se esperan más de 60.000 cuentas anuales enviadas por este medio a los Registros, aunque el plazo para ello finaliza el 30 de julio.

Este sistema resulta plenamente seguro, ya que permite que, previa autentificación del usuario mediante su certificado electrónico, sea posible firmar y enviar diferentes documentos a cualquier Registro de España con la misma validez y garantía jurídica que si se realizara físicamente. Para cualquier aclaración sobre este sistema las empresas se pueden dirigirse al teléfono 902-020 306 o a webmaster@scregistradores.com.

Hay que tener en cuenta, por otro lado, que las empresas pueden realizar  también el depósito digital de cuentas anuales. Se considera que este método, ya casi tradicional porque es posible utilizarlo desde hace bastantes años, incluye tres opciones. Incluye un disquete y una certificación de los responsables del depósito, en soporte papel, de la huella digital que genera el conjunto de ficheros de dicho disquete. Esta certificación deberá ir firmada autógrafamente por dichos responsables. Opcionalmente pueden incluirse en soporte papel aquellos documentos que deba presentar y que, no siendo obligatorio incluirlos dentro del disquete en formato digital, prefiera presentar en dicho soporte.

Ahora bien, aunque un depósito digital incluye documentos en papel, para que se considere presentado en formato digital, no podrá incluir en papel el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias. Aunque también es recomendable hacerlo en disquete, existe la opción de presentar en papel la memoria y el informe de gestión; la  información sobre las acciones propias, el informe medioambiental, el informe simcav y el certificado de aprobación de cuentas; así como el informe de auditoría y los anuncios de convocatoria.

En cualquier caso, es necesario para ello descargarse un programa desde la página www.registradores.org, pinchar luego la opción "Registros Mercantiles" y luego "Descarga de archivos".  En este caso, las dudas deben aclararse el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles (Tef. 902-440 150).