Durante el presente mes de julio las empresas se enfrentan a dos obligaciones importantes, la presentación antes del día 25 de la declaración anual del Impuesto sobre Sociedades y el depósito en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de las cuentas anuales del pasado ejercicio antes de que finalice el mes.

Resulta evidente que las empresas ahorran tiempo si presentan los estados financieros por procedimientos telemáticos, es decir, en soporte informático -disquete- incluyendo las firmas digitales de los administradores, o bien por vía telemática, esto es, por Internet.

• Depósito a través de Internet. Este sistema comenzó a funcionar hace dos años a través del  Servicio de Certificación de los Registradores (www.scregistradores.com), una sociedad propiedad del Colegio de Registradores de España.  Se deben cumplir algunos requisitos, el primero es obtener una certificación electrónica que asegure el envío de la información por parte de la empresa remitente. El único que puede proveer este documento es el Servicio de Certificación de los Registradores. Este sistema resulta plenamente seguro, ya que permite que, previa autentificación del usuario mediante su certificado electrónico, sea posible firmar y enviar diferentes documentos a cualquier Registro de España con la misma validez y garantía jurídica que si se realizara físicamente. Para cualquier aclaración sobre este sistema las empresas se pueden dirigirse al teléfono 902-020 306 o a webmaster@scregistradores.com.

• Depósito digital.  Este método, ya casi tradicional porque es posible utilizarlo desde hace bastantes años, incluye un disquete y una certificación de los responsables del depósito, en soporte papel, de la huella digital que genera el conjunto de ficheros de dicho disquete. Esta certificación deberá ir firmada por los administradores de la sociedad. Opcionalmente pueden incluirse en soporte papel aquellos documentos que deba presentar y que, no siendo obligatorio incluirlos dentro del disquete en formato digital, prefiera presentar en dicho soporte. Sin embargo, para que se consideren presentadas las cuentas en formato digital, no podrá incluir en papel el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias. Aunque también es recomendable hacerlo en disquete, existe la opción de presentar en papel la memoria y el informe de gestión; la  información sobre las acciones propias, el informe medioambiental, y el certificado de aprobación de cuentas; así como el informe de auditoría y los anuncios de convocatoria.  En cualquier caso, es necesario para ello descargarse un programa desde la página www.registradores.org, pinchar luego la opción "Registros Mercantiles" y luego "Descarga de archivos".  En este caso, las dudas deben aclararse el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles (Tef. 902-440 150).

Por otra parte, hay que recordar que la normativa mercantil obliga a que las cuentas anuales y el informe de gestión estén firmados por los administradores de la sociedad y legitimadas dichas firmas ante notario. Por ello, los soportes informáticos que contengan estos documentos deberán contener las firmas electrónicas correspondientes.

Sobre este tema, la Dirección General de los Registros y del Notariado mantiene el criterio de que la firma electrónica avanzada de los administradores no sustituye, en ningún caso, a las actuaciones que el notario deba realizar en el cumplimiento de la función que la legislación le confiere y que no es otra que legitimar las citadas firmas. Existen además sentencias judiciales en el mismo sentido.

Recordemos por último que otra resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado dispuso que el cierre de la hoja registral de una sociedad sólo se mantendrá en el caso de incumplimiento voluntario de la obligación de depositar las cuentas anuales y no por el hecho de que no se hayan podido presentar porque, por ejemplo, los administradores no las hayan formulado. Esta resolución supone un cambio de criterio ya que anteriormente se decretaba el cierre registral siempre que no se depositaran las cuentas, lo que suponía en la práctica una sanción que paralizaba la actividad empresarial y tenía la intención de reducir el alto porcentaje de compañías que siguen sin cumplir con esta obligación.