Todos tenemos la facultad de utilizar el correo electrónico, pero como todos los derechos, existe un límite. Ya se elaboran anexos a los contratos de trabajo que autorizan al empleador a supervisar periódicamente los listados de llamadas efectuados desde las distintas extensiones y el historial de las páginas Web visitadas, estableciéndose que el acceso a Internet con equipos de la empresa sólo será con fines laborales.

Entre los puntos más importantes que deberían preverse en los contratos, están:

• Utilizar las cuentas únicamente con fines laborales, administrativos y/o de investigación, de acuerdo a las funciones que por el puesto se tienen asignadas.
• No contestar ni reenviar cadenas de correo electrónico.
• No abrir ni reenviar mensajes comerciales o publicitarios no solicitados (SPAMS o correos basura), ni mandar anexos que pudieran contener información nociva para otro usuario, como por ejemplo virus o pornografía.
• No hacer uso de las cuentas para fines comerciales.
• No utilizar cuentas de correo de otros usuarios. 
• Usar un lenguaje apropiado en las comunicaciones a través del correo, es decir, no incurrir en expresiones groseras o vulgares.
• Abstenerse de abrir o reenviar archivos de origen desconocido y/o dudosa procedencia.

El correo propio y el laboral

Un punto que debemos tener muy en consideración es la diferencia existente entre el correo electrónico proporcionado por la empresa, y aquel de uso particular del trabajador, contratado por él mismo al margen de su relación con la empresa.

El correo electrónico proporcionado por la empresa debe ser utilizado para un uso estrictamente profesional, ya que es un elemento de trabajo propiedad de la empresa, no pudiendo utilizarse para fines particulares.

Con relación al correo electrónico particular, es claro que la intromisión por parte de la empresa constituiría una violación a los derechos constitucionales de privacidad, intimidad e inviolabilidad de las correspondencias. Aunque esto no obsta a que se prohíba este tipo de correos durante la jornada laboral.

Es una facultad que tiene el empleador de poder dirigir como mejor crea la relación laboral, siendo factibles los apercibimientos si esto llegara a ocurrir y hasta podría desencadenar en un despido con causa si se reiteraran estas acciones.

La jurisprudencia

El fallo de la sentencia, del 27 de mayo de 2003, convalidó el despido con causa en una acción que había iniciado el empleado, pues no creía justo que su desvinculación fuera lícita en función de lo que alegaba la empresa.

La sentencia hizo lugar al despido justificado porque se corroboró el uso indebido de Internet que el empleado hacía durante la jornada laboral. El actor realizaba grandes descargas que reenviaba a sus amigos dentro y fuera de la empresa, lo que provocaba un cuello de botella en las comunicaciones internas y externas.

Para evitar dilatados pleitos judiciales, es recomendable crear mecanismos de autorregulación y dejar bien claro los términos y condiciones relacionados con el uso del correo electrónico en el trabajo, para evitar problemas en el futuro.